Um artigo da newsletters Folha Carreira, desta segunda, coloca em debate a questão de reuniões na empresa cujas informações poderiam mereceriam apenas um e-mail. Quem for assinante da FSP, lê a matéria AQUI.
- Qual tipo de assunto merece um email?
- Quando for "para formalizar informações de uma reunião, aprovar entregas ou solicitar demandas específicas", diz Tamires Teixeira, mentora de carreiras.
- Formalizar por escrito é importante para ter segurança do que foi falado ou combinado em conversas presenciais ou em outros canais de comunicação.
2 - Qual o tamanho ideal?
- Muito curto pode parecer grosseiro, a depender do contexto, mas ser direto é bom para não desperdiçar o tempo dos colegas.
- O tamanho da mensagem depende do assunto a ser tratado, mas o principal é que seja direto e objetivo.
- Se ficar longo, é recomendado separá-lo em tópicos para evitar que a leitura se torne cansativa.
- Exemplo: Conforme discutido na reunião sobre orçamento, segue em anexo o documento com as informações relevantes.
- "Separe em tópicos o que há de relevante no documento anexado, como produtos e valores", sugere Jéssica Gondim, gerente de projetos na Companhia de Estágios.
3 - Formal ou informal?
- Muitas vezes, na tentativa de ser formal, a pessoa usa palavras excessivamente rebuscadas e escreve mais do que o necessário.
- "É necessário manter um certo nível de formalidade, porém sem exagerar como se fosse uma dissertação. É preciso transmitir a mensagem de forma clara", diz Jaqueline Garutti, consultora de carreira, marca pessoal e liderança.
- Cuidado com a "descontração". "Muita informalidade pode diminuir a importância do assunto", afirma Gondim.
- Ficou na dúvida? Garutti indica a técnica de Rapport, que consiste em espelhar o estilo de comunicação do outro para entrar em sintonia.
- Por exemplo: se você se comunica diariamente com a pessoa, pode repetir o padrão dela.
4 - E o assunto?
- É um resumo do que será abordado no texto. Exemplo: "Orçamento - [nome da empresa]". Dessa forma, fica claro sobre o que estamos tratando.
- Vai formalizar o que foi discutido em uma reunião? Coloque no assunto: "Formalização do bate-papo do dia [data]", indica Garutti.