Você já se sentiu escravo do seu e-mail? E teve algum acesso de esmurrar ou jogar fora o computador? Caaalma, que é bom pra alma. Mas essa tem sido uma das queixas recorrentes de trabalhadores que não dispõem de tempo suficiente para dar conta da leitura completa de sua corespondências. Pois agora surge um manifesto de boas práticas, criado por Chris Anderson, diretor da TED, com vistas a aliviar esse problema.
Ele não quer impor regras, nem uma forma dogmática de resolver o problema. Diz que só quer recuperar o controle de nossas vidas para gastar mais tempo fazendo o trabalho criativo e não reativo.
Estas são algumas das suas propostas:
1. Respeite o tempo do receptor
Esta é uma regra fundamental. Se você enviar um e-mail, sua responsabilidade é minimizar o tempo da pessoa que o recebe, mesmo que isso signifique dar um pouco mais de tempo antes de enviá-lo.
2. Facilite a leitura do seu e-mail
Isto significa: frases concisas, perguntas inequívocas e textos curtos. Se o e-mail tem mais de 100 palavras, na primeira linha explique por que você escreve.
3. Utilize questões claras, seja objetivo
Exemplos que não funcionam:
Assunto: Re: Re: Re: re
Assunto: Olá, eu sou!
Assunto: na próxima semana ...
Assunto: MEU SHOW IMPRESSIONANTE arranca na próxima semana no teatro Vctory
Os exemplos que funcionam:
Assunto: Proposta para FULANO
Assunto: Reunião cancelada ao meio-dia (eom)
MOE significa "o fim da mensagem. É um bom presente para o destinatário. Não há necessidade de gastar tempo para abrir a mensagem.
4. Utilizar mensagens curtas não significa ser mal-educado
Vamos concordar que escrever e responder e-mails é aceitável. Não há necessidade de incluir o intercâmbio social normal, embora com um emoticon de vez em quando não é ruim. Ninguém quer ser rude, por isso não levá-la bem. Nós apenas queremos chegar em nossas vidas!
5. Lento não significa que eu não me importo!
Vamos também concordar que não há problema se alguém não responder rapidamente ou nunca. Não é o que você deseja. Apenas não queremos ser cativos de suas caixas de entrada. Evite o envio de e-mails para lembrá-lo desesperadamente. Só piora o problema.
7. Evite respostas sem sentido
Não há necessidade de responder a todos os e-mails. Se eu digo "Obrigado por entrar em contato comigo. Eu assino. " Não é preciso dizer "Great". Isso me custou mais 30 segundos. Se você tiver a confirmação, coloque em 'eom' o assunto.
8. Pense bem antes de mandar para alguém uma cópia
CC: eles são como quando você deixa cair um prato de espaguete integral de azeite em um piso recém limpo. A maioria não é necessária e eles são difíceis de remover. Para cada um DC adicional, verifique se o e-mail enviado é clara e muito bem explicar que a melhor pessoa para responder.
9. Fale de forma suave
Não use os CAPS (maiúsculas) NO CORPO DO SEU E-MAIL. É como gritar com alguém. E eles são difíceis de ler. Simples fontes sem serifa são aquelas que funcionam melhor, como Arial, Verdana ou Helvetica. Se você quiser dar um toque pessoal ao seu e-mail, você cria uma assinatura personalizada.
10. Diga não aos anexos
Não use os anexos pois não são vitais. Algumas pessoas têm todos os tipos de arquivos gráficos e logotipos que aparecem como anexos ao destinatário. Não é legal. O tempo é desperdiçado na tentativa de ver se há alguma coisa lá. Pior ainda é enviar um texto em um anexo quando ele poderia facilmente ser incluído no corpo do seu e-mail.
Se é um convite para um evento, inclua uma URL clicável pois é mais importante no corpo do texto.
11. Facilite a desintalação
Se você enviar newsletter, por favor, que seja fácil cancelar a inscrição.
13. Não responda quando estiver zangado
Fique longe do computador. Você pode até chiar, mas não enviar o e-mail até que você acalme suas emoções. Um e-mail rude pode afetá-lo para a vida e causar uma piora da resposta.
14. Use NNTR
"Não há necessidade de responder". Use-o no caso pouco antes MOE. Ou colocá-lo no final do e-mail. É um bom presente para o destinatário!
16. Desligue o computador!
Esta deve ser a regra mais importante de todas. Isso se estamos todos de acordo que passar menos tempo escrevendo e-mails, virão e-mails a menos. Tente tomar metade de um dia sem ver seus e-mails. Tente livrar-se dos e-mails nos fins de semana. Pense sobre como configurar uma resposta automática dizendo: "Obrigado pela nota. Responda tanto quanto possível naquele dia. Obrigado por me contatar. Não se esqueça de parar e apreciar o cheiro das rosas".
VIA: Yorokobu
